Stare concentrati su un’attività e portarla a termine con efficienza e costanza a volte può risultare difficile. Nel corso del lavoro si può andare incontro a innumerevoli distrazioni, dalle notifiche del telefono alla chiamata di amico e/o collega. Per non parlare della noia imperante o delle infinite pause caffè.
In tutto questo mare di distrazioni, come si fa a mantenere la concentrazione?
Esiste una tecnica per aumentare la produttività che si chiama la tecnica del pomodoro.
Cos’è la tecnica del pomodoro e come funziona
Si tratta di un metodo per la gestione del tempo che consiste nella suddivisione del tempo in micro-blocchi da 25 minuti, alternati da 5 minuti di breve pausa.
Completati i 4 micro-blocchi da 25+5 minuti (quindi dopo 2 ore), ci si può concedere una pausa più lunga (15-30 minuti).
Con questa metodologia, ipotizzando una giornata part-time di lavoro (4 ore circa), si vanno a definire:
- 2 macro-blocchi da 2 ore alternati da 15 minuti di pausa, che diventano 20 con l’ultima pausa di 5 minuti al termine del primo macro-blocco (120+15+120)
- ciascuno composto da 4 micro-blocchi da 30 minuti (25 di attività + 5 di pausa)
Ogni mezza giornata è quindi composta da 8 micro-blocchi, ovvero da 8 pomodori (25+5; 25+5; 25+5; 25+5; 15; 25+5; 25+5; 25+5; 25+5)
Ipotizzando invece una giornata full-time (8 ore circa) e inserendo alcune pause più lunghe, si potrebbe invece definire una struttura di questo tipo:
- Macroblocco 4: 25+5; 25+5; 25+5; 25 (1 ora e 55 minuti)
- Macroblocco 1: 25+5; 25+5; 25+5; 25+15 (2 ore e 10)
- Macroblocco 2: 25+5; 25+5; 25+5; 25+35 (2 ore)
- Macroblocco 3: 25+5; 25+5; 25+5; 25+30 (1 ora e 55 minuti)
Cosa faccio durante le pause
Durante le brevi pause (15 minuti) generalmente stacco completamente la testa dai dispositivi elettronici (niente Instagram, niente Whatsapp, niente diavolerei ad alto tasso di notifiche mangiatempo). Facendo un lavoro perlopiù digitale e utilizzando di frequente il pc e lo smartphone, in queste pause preferisco stimolare il cervello con altre attività. Ne elenco brevemente alcune.
- Mi preparo un caffè o un tè. Durante l’anno bevo in media 3 caffè al giorno (uno a colazione, uno a metà mattina e uno dopo pranzo). Durante i periodi più freddi bevo anche 1-2 litri di tè al giorno, alternando tè neri e tè verdi (sia per gusto che per evitare di eccedere nella dose di teina). Il tè è una mia grande passione e amo sperimentare tè differenti, di ogni gusto e paese di provenienza.
- Leggo qualche pagina di un libro o un articolo di informazione/attualità. Durante la giornata prediligo i saggi. Ho sempre infatti un saggio di semplice/media complessità sulla scrivania, così da portare avanti la lettura in questi momenti specifici. In una pausa leggo in media 5-6 pagine, che moltiplicato per 2-3 pause al giorno dedicate alla lettura fanno 15 pagine al giorno. In 24 giorni lavorativi (la mia media mensile) si possono quindi leggere circa 360 pagine, l’equivalente di un saggio corposo o di due saggi da 180 pagine (che è la media di un buon saggio, al netto della bibliografia e delle pagine bianche tra un capitolo e l’altro).
- Mi prendo cura dell’ufficio. Lavoro in uno spazio estremamente bello e stimolante. E prendersene cura costantemente è un toccasana. Le attività da fare sono molte: innaffiare le piante, controllare che il bagno e la cucina siano in ordine, rimettere in ordine la libreria, rifocillare l’acqua in sala riunioni, pulire la macchinetta del caffè e così via. Questi piccoli lavori manuali rappresentano delle task totalmente differenti rispetto a quello che svolgo davanti la pc. E data la loro semplicità e la rapidità del completamento permettono di generare quel senso di piacere e soddisfazione che credo produca nell’immediato una buona dose di dopamina.
- Stacco semplicemente la spina. Quando è troppo è troppo. Se sento di essere stanco e di aver terminato le energie, faccio qualche passo o mi butto qualche minuto sul divano. Il riposo fisico e mentale è fondamentale per aumentare la produttività e non tornare davanti al computer più stanco di prima. Staccare la mente e spegnere il cervello ogni tanto fa bene.
Tutto questo apporta numerosi benefici alle attività quotidiane: serve per migliorare la produttività, avere sempre la mente fresca e ridurre l’affaticamento, ridurre lo stress, aumentare la concentrazione e avere una chiara suddivisione del tempo dilazionando correttamente il tempo del lavoro da quello del riposo.
Strumenti per migliorare la produttività
Vediamo adesso alcuni strumenti utili per implementare questa tecnica nei nostri processi lavorativi e/o di studio. Ricordando ovviamente che per poterla utilizzare è sufficiente un banalissimo timer da scrivania, un orologio smart o l’utilizzo del timer dello smartphone.
Diciamo che i due strumenti citati qui di seguito rendono il tutto maggiormente interattivo e a tratti divertente (soprattutto il secondo).
Pomodoro Timer (web app)
Vi segnalo un paio tra i tanti siti web che permettono di impostare un timer seguendo la metodologia della tecnica del pomodoro che ho descritto in questo articolo.
Niente di straordinario. Si tratta semplicemente dei due siti web con la miglior user experience (almeno per il momento). Il primo, Tomato Timers, ha anche una piacevole user interface. Il secondo, Pomofocus, ha qualche funzione avanzata in più e alcune opzioni di reportistica.
Link al sito web: https://www.tomatotimers.com
Link al sito web: https://pomofocus.io
Forest (mobile app)
Un’applicazione per dispositivi mobile il cui obiettivo è farci utilizzare il meno possibile i nostri dispositivi mobile. Quante volte ci capita di prendere in mano il telefono e perdere decine di minuti senza aver fatto assolutamente niente? Per non parlare dell’infinita slot machine rappresentata dalle storie su Instagram, i contenuti su Tik Tok, gli Instagram Reel e gli Youtube Shorts.
Forest ci consente infatti di impostare un timer di una durata a nostra scelta. Durante tutto l’arco temporale impostato non dovremo interagire con il nostro telefono. Al termine del timer, se siamo stati fedeli alla promessa, verrà piantato un albero all’interno della nostra foresta virtuale.
Inutile dire la soddisfazione nel veder crescere la foresta e vederla popolata di alberelli sempre nuovi, dove ogni alberello rappresenta una task o un “pomodoro” portato a raccolto.
Si tratta di un modo simpatico e divertente per visualizzare concretamente il nostro tasso di produttività. E un incentivo in più per resistere alle tentazioni delle infinite distrazioni che si celano dietro le notifiche push.
Link per scaricare l’app: https://www.forestapp.cc
Timer a forma di pomodoro
Se invece volete rendere tridimensionale e interattiva la tecnica del pomodoro, esistono in commercio dei simpatici timer a forma di pomodoro.
Link per acquistarlo: https://amzn.to/4cZdcNZ
Conclusioni
Siamo esseri umani, non siamo robot. Pensare di lavorare a più non posso come degli automi è una visione folle del mondo del lavoro, legata alla massimizzazione del tempo lavorato e non all’ottimizzazione del lavoro stesso.
Già nella prima metà del ‘900 Charlie Chaplin ironizzava sull’alienazione dei lavoratori impiegati nelle catene di montaggio. Il suo film Tempi Moderni (1936) è un vero capolavoro del cinema muto.
Prendersi le giuste pause durante il lavoro presenta numerosi benefici, sia dal punto di vista fisico che da quello mentale.
Implementando correttamente e coscienziosamente la tecnica del pomodoro si potrà migliorare la propria produttività sul lavoro. Perché per fare bene bisogna stare bene.
