Il preventivo è sempre un tallone d’Achille per un freelance che è agli albori della propria carriera lavorativa. E non solo!
Infatti, anche con molti anni di esperienza, il preventivo è sempre uno degli aspetti più delicati e complicati del rapporto cliente-fornitore.
Per non parlare di chi dopo anni e anni di lavoro continua a presentare dei documenti indecifrabili, prolissi o totalmente privi di qualsiasi informazione sul servizio svolto.
Ma andiamo per gradi.
Quali sono gli elementi fondamentali di un preventivo?
Intestazione
Partiamo dall’intestazione.
Deve essere chiaro e ben evidente il nome, il logo e/o gli elementi di brandi essenziali del professionista che sta presentando il preventivo. L’ideale sarebbe inserire nella parte superiore del documento una-due righe di informazioni in stile carta intestata.
Le parti contrattuali
Dopodiché si passa alla definizione delle “Parti”, esplicitando chiaramente le informazioni fiscali del Cliente/Committente e le informazioni fiscali del Fornitore/Consulente.
Titolo e data
Dai un titolo e una data al preventivo. Ad esempio, “Progetto di sviluppo web – Nome del Brand del cliente – xx/xx/20xx – Preventivo”
Panoramica del progetto
Inserisci una breve panoramica del progetto, scrivendo a grandi linee in che cosa consiste il servizio svolto (3-4 righe al massimo).
Obiettivi principali
Definisci gli obiettivi principali del progetto. Ad esempio, “progettare una comunicazione esterna efficace e moderna” e “introdurre sul sito un form per richiedere un preventivo in maniera dettagliata”.
Servizi
Specifica bene cosa è incluso nel servizio ed eventualmente cosa non è incluso.
Durata
Definisci la durata del progetto, quando il progetto ha inizio (ad esempio, alla firma del preventivo) e quando il progetto può dirsi concluso (ad esempio, alla messa online del sito web).
Se invece il progetto ha una ricorrenza mensile o annuale, specifica se è prevista una scadenza o un rinnovo tacito.
Consegna
Specifica cosa verrà consegnato al cliente a conclusioni dei lavori.
Prezzo
Rendi chiaro il prezzo per la durata del preventivo e l’eventuale prezzo per le attività continuative (nel caso possa essere già definito nella prima fase del lavoro).
Ad esempio, “alla messa online del sito web il costo di gestione dello stesso ammonterà a xxx euro mensili”.
Cose legali e condizioni
Pagamenti
Inserisci le modalità di pagamento, le tempistiche e le eventuali condizioni.
Ad esempio: “il pagamento sarà diviso in 3 rate, ma in caso di interruzione dei lavori da parte del cliente questo dovrà saldare comunque il totale del progetto”.
Ti consiglio vivamente di farti dare un acconto di almeno il 30% all’inizio dei lavori, un secondo 30-40% a metà progetto e il saldo del totale prima della conclusione dei lavori e della consegna di tutto il materiale.
Scadenza del preventivo
Dai una scadenza al preventivo.
Ad esempio: “in assenza di accettazione, il preventivo vale per 15 giorni, dopodiché dovrà essere richiesto un nuovo preventivo aggiornato”.
Responsabilità e diritti
Se non stipulato in un contratto di fornitura a se stante, stabilisci chiaramente le limitazioni di responsabilità e le specifiche sul diritto d’autore.
Trattamento dei dati
Ricordati di far firmare, nel preventivo o in un documento a parte, la nomina a responsabile del trattamento dei dati, così da poter trattare i dati sensibili del tuoi cliente e dei clienti del tuo cliente in maniera conforme al GDPR.
Conclusioni
Questo è quanto.
In conclusione, ti ricordo che il preventivo è un documento formale tra te e il cliente. Serve per tutelare entrambe le parti.
Firmare un foglio e pretendere che esista un accordo scritto dalle parti non è un capriccio del freelance, ma un diritto sacrosanto di ogni lavoratore e lavoratrice.
Quindi, non temere di far scappare via il cliente se sottoposto a delle scartoffie da firmare. Perché i clienti per cui “vale la parola data” sono spesso quelli che vale la pena non prendere.
E ricorda, non ci sono preventivi giusti o sbagliati. Ogni preventivo è diverso dall’altro. E ogni persona/azienda ha le sue peculiarità.
Nella mia digital agency i preventivi possono essere realizzati sotto forma di presentazione, di documento scritto o di semplice email. Dipende sempre dal caso specifico.
Quel che conta però è il giusto approccio.
In questa pagina è spiegato tutto per filo e per segno, così da anticipare sin da subito al potenziale cliente a cosa andrà in contro nella stipulazione di un rapporto commerciale con Midable Digital Agency.
